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「迷惑メールにはもううんざり・・・」と日頃被害を被っている人間からすると、まさか自分の送信したメールが迷惑メールとして振り分けられているとは夢にも思わない筈ですが、案外誤解される恐れは結構頻発しているそうです。

もしもその誤解がビジネスシーンで起きてしまったら・・・と考えると大事になってしまいますよね。そこでビジネスメールを想定してお話していきたいと思います。ただしプライベートメールも基本的には考え方は同様です。最初に注意すべきポイントは「件名」になります。メールを送信する際、この件名部分を空白にしていませんか？

件名部分は空白にせず、会社や送信者の名前、要件などを書き込むようにして下さい。なぜなら、迷惑メールに誤解されない為の対策というよりも、件名を見れば誰からどういった要件でのメールかどうかを分かるようにする配慮は、ビジネスシーンでのメールのやり取りにおいて重要だからです。空白の件名で送信されたメールは迷惑メール扱いされる恐れが強いでしょう。

とは言っても、件名に何かしら文字を並べようとして「こんばんは」、「最近はお元気でしょうか？」といった文章を入れてしまえば、やはりそうしたメールも迷惑メールとして判断されてしまう可能性が高いでしょう。ご自身のメールアドレスに送信される迷惑メールをチェクしてみましょう。「こんにちは」などのように、件名に挨拶系の言葉が入っていることが多くはありませんか？

「緊急のお話です！」、「何度もごめんなさい」といった件名も挨拶系に次いでよく登場する迷惑メールの件名です。「この間は大変お世話になりました」といった件名がつけられていると、思わずクリックして読みたくなってしまうものです。送信者はこのような手口で引っ掛かりやすい件名をつけ、巧妙にワナに嵌めようとしてきます。

それでは、果たしてどういった件名をつければ迷惑メールだと誤解されないのでしょうか。あれこれ思い悩んでしまいそうになりますが、会社の名前や相手の名前、要件を具体的に書き込むなどすれば、比較的迷惑メールだと誤解される可能性は低くなるのではないでしょうか。また、既にみなさまもご存知でしょうが、女性の名前を入れた件名が迷惑メールの特徴とも言える程多いので、そのあたりにも充分に気をつけましょう。