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万が一自分の送信したメールが迷惑メール扱いされ、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっていたら・・・相当ショックですよね。しかも、もしその誤解がビジネスの現場で行われていた場合、ショックどころかお仕事に関る重大な影響を与えてしまいます。

そこで、迷惑メールだと判断されないようにメールを送信するには、どういった点に注意すべきか検討していきたいと思います。一般的に言われているのは、「普通のメール」で送れば迷惑メールに間違えられにくい、ということですが、要するに「迷惑メールっぽいメールとは違うメール」に仕上げればOKということでしょう。

それでは、一体「迷惑メールっぽいメール」にはどんなメールが該当するのでしょうか。その特徴を踏まえ、その特徴とは相反するメールを意識して作成するようにすれば有効な対策になる筈です。いつも受信する度にうんざりさせられている迷惑メールですが、ここでは参考資料として大いに活用することができます。

まず、迷惑メールの特徴の１つが、無料アドレスから送信されていることが多いということです。つまり、特にビジネスのメールに関しては、無料アドレスを使用しない方が無難である、ということです。次に着目するポイントはメールの送信者名です。女性の名前や愛称が群を抜いて多いですよね。要するに、「田中愛子」や「ユミ」といった送信者名は要注意です。

お仕事関係のメールなら、名前の前に会社名などを付け加えるのが常識的です。使用する言葉の選び方にも迷惑メールである傾向が滲み出ています。迷惑メールの本文を読んで見ると、頻繁に「！」マークが出てくる筈です。アダルト系や出会い系へ誘導するリンクを記載しているような迷惑メールには、みなさまが想像される通り、様々な言葉が登場します。

省略語の「アポ」なども要注意で、単品使用は控えるべきです。また、飾り罫線や顔文字の多用も迷惑メールの大きな特徴です。従って、そうした文字列はできるだけ避けた方が迷惑メールと誤解される可能性が低くなると言えるでしょう。